سازمان های مجازی
مقدمه
مدیران سازمانها برای ادامه حیات خود در قرن حاضر، باید مجموعه ای از قواعد ودستورالعملهایی را در ذهن بپرورانند. در گذشته های نه چندان دور این مدیران براین اعتقاد بودند كه داراییهای مادی تضمین كننده قدرت رقابتی آنان است . در قرن جدید،موفقیت با شركتهایی است كه راه خود را به آینده از هم اكنون شناخته اند، نه آنهایی كه دارای اموال بسیاری در ترازنامه های خود هستند. با ظهور فناوریهای جدید به ویژه اینترنت ، شركتها دچار تغییرات و تحولات اساسی شده اند كه خود كمتر از یك انقلاب نیست . كه این بار این انقلاب به هرگوشه از جهان تسری یافته است .
ممكن است در قرن 21 شركتهایی ظهور كنند كه به طور كامل با شركتهایی كه به شكل گیری آنها كمك كرده متفاوت باشند. در واقع بسیاری از مدیران گذشته ، باید آنچه رادر گذشته فرا گرفته اند فراموش كنند. رهبران گذشته براین اعتقاد بودند كه ایجاد روح رقابت در میان كاركنان موجب بالارفتن انگیزه در میان كاركنان و تضمین كننده موفقیت آنان می شود.
با رونق گرفتن فعالیتهای تجاری ، رهبر هر سازمانی می خواست یك شركت پایدار وجاودانه را بنا نهد اما در قرن جدید بسیاری از شركتها موقتی خواهند بود. زیرا شركتهای حامی این نوع شركتها، آنها را فقط برای آفرینش فناوریها و محصولات جدید ایجادمی كنند و حیات آنها نیز تا زمانی است كه این وظیفه را به پایان برسانند كه در نهایت همه عوامل فوق سازمانها را به سمت مجازی شدن سوق می دهد.
تعريف سازمان مجازي :
سازمان مجازي را شبکه موقتي از واحدها و سازمانهاي مستقلي دانسته اند که شامل توليد کنندگان، مشتريان و حتي رقباست. اين واحدها به کمک تکنولوژي اطلاعات با يکديگر پيوند مي خورند و قدرت مييابند تا از فرصتهاي جديد نهايت استفاده را ببرند.
خصوصيت اصلي سازمانهاي مجازي گردآوردن بهترين تخصصها و تجربه ها، اتکاي سازمانها به يکديگر و ايجاد توان بالا، نبود مرزبنديهاي سنتي و محدوديت هاي ناشي از آن و بالاخره برخورداري از قدرت انعطاف و بهره گيري از فرصتهاي محيطي است.
البته بايد به خاطر داشت که سازمان مجازي مفهومي متفاوت با اداره مجازي است. در اداره مجازي تکنولوژي جايگزين بسياري از فضاهاي فيزيکي واحد مي شود، در حالي که سازمان مجازي با تأمين و تدارک فعاليتها از خارج سازمان، هدفهاي سازمان را محقق مي کند.
کارکناني که از تکنولوژي استفاده مي کنند، ديگر به محل کار ثابت نياز ندارند و کارکنان متحرک جايگزين کارکنان ثابت شده اند. در عمل، انعطاف پذيري، استقلال بيشتر در کار و کاهش هزينه ها از مزاياي اداره مجازي است.
انواع ادارات مجازي :
1. موردي : کارکنان داراي دفاتر ثابت هستند اما در مواردي کارها را در خانه انجام مي دهند.
2. مهمانخانه اي : کارکنان دفاتر ثابت ندارند اما وقتي به دفتر نياز دارند آن را از اداره مرکزي درخواست و دفتري را براي مدتي معين براي خود ذخيره مي کنند.
3. وابسته : کارکنان دفاتر ثابت ندارند، در حرکت اند، اما بايد در فواصل زماني مشخصي به واحد اداري مراجعه کنند و گزارش دهند.
4. کار در خانه : کارکنان هيچ نوع دفتر کاري ندارند و در خانه مشغول کار هستند.
5. کاملاٌ متحرک : کارکنان کاملاً متحرک هستند و حتي در خانه هم محل کار خاصي ندارند.
.
انواع سازمان مجازي
1. سازمان پارندي : به مديريت قدرت مي دهد تا نيرو و توان خود را بر زمينه هايي متمرکز کند که سازمان مزيت رقابتي دارد.
2. سازمان شبکه اي : گروهي از واحدهاي سازمانهاي مختلف است که براي نيل به هدف استراتژيک مشترکي با هم فعاليت مي کنند.
3. سازمان بدون مرز : در اين ساختار جريان روان اطلاعات و ارتباطات با واحدهاي خارجي، مشتريان، توليد کنندگان و ساير واحدها برقرار است و سازمان درارتباط با درون و بيرون هيچ گونه مرزي را نمي شناسد.
ويژگيهاي سازمان مجازي
1. رقابت جهاني
2. ايجاد انگيزه در نيروي انساني
3. استفاده بيشتر از فناوري اطلاعات
4. تغيير طرح سازمان
5. کارآفريني
6. طراحي مجدد مشاغل
7. تاکيد بر نرم افزار به جاي سخت افزار
8. پويايي فرآيند خط مشي گذاري
مزايا و معايب سازمان مجازي
الف) مزايا
1. در سازمان هاي مجازي بعد مسافت و فاصله جغرافيايي مانع از انجام کارها، برگزاري جلسات و کنفرانس ها نخواهد شد.
2. آثار و بلاياي فيزيکي از قبيل آتش سوزي، انفجار، زلزله و ساير حوادث بر روي روند کاري به حداقل خواهد رسيد.
3. بهره وري وسود آوري افزايش مي يابد.
4. توجه بيشتر بر جنبه انساني کارها و تاکيد کمتر بر اجزاء مکانيکي، تکراري و روتين کارها
5. برآورده کردن نيازهاي بيشتري از مشتريان
6. کاهش هزينه هاي مربوط به فضاهاي اداري به علت افزايش انعطاف پذري در کار
7. افزايش وابستگي به سرمايه فکر و انديشه افراد سازمان
8. کاهش مسائل زيست محيطي به علت تردد کمتر افراد
9. مشارکت اجتماعي : اين امکان براي شرکت فراهم مي شود تا افرادي را که فرصت کاري ندارند استخدام نمايد. افراد معلول، سالخورده و والديني که کودک خردسال دارند مي توانند در خانه به کار بپردازند در نتيجه موقعيتي بوجود مي آيد تا وجدان اجتماعي سازمان نشان داده شود.
ب) معايب
1. از آنجايي که مرز بين زندگي کاري و زندگي در منزل کم رنگ خواهد شد امکان افزايش سطح استرس در بين پرسنل سازمان وجود خواهد داشت.
2 .امکان انزواي کارکنان از نظر اجتماعي به علت کاهش محرک تماس شغلي و باز خورد.
3. اگر رابطه اجتماعي طراحي مجدد نشود و همچنين قوانين مربوط به استخدام تغيير نکند.
کارکنان دانس محور با ارزش، تعهد خود را نسبت به سازمان از دست مي دهند و مهارت خود را به بالاترين پيشنهاد خواهند فروخت.
4 ريزش بالاي کارکنان
5. وقتي کارکنان به طور مستقيم با همکاران خود در تماس نباشند احساس مي کنند که عضو مهمي از سازمان نيستند و احساس تعلق به سازمان نخواهند داشت.
شناسايي محدوديت هاي سازمان مجازي
1) اطمينان و تضاد
پيشنهاد دهندگان سازمان مجازي، بي نظمي، تضاد و نوسان را در محيط هاي تجاري مشاهده مي کنند. اما اين موضوعات را واقعيت هاي اجتماعي مي دانند و اعتقاد دارند که هر فردي تمايل دارد که با ديگران در يک روش منسجم همکاري کند و ساده لوحانه است که فکر کنيم در يک جامعه مدرن همه شرکاء به صورت ناگهاني و بدون هيچ زمينه اي به يکديگر اطمينان کنند. بلکه بايد از لحاظ فرهنگي اين مساله بررسي شود و سپس براساس آن همکاري صورت گيرد. چرا که کليد اصلي موفقيت در سازمانهاي مجازي اطمينان و اعتماد متقابل است. زماني که دو شريک تصميم به همکاري مشترک مي گيرند با ايجاد ارتباط و وابستگي متقابل در فعاليت هايشان به سمت اعتماد سازي پيش مي روند و در حقيقت يک پارا دايم جديد را پايه گذاري مي کنند. اطمينان يا عدم اطمينان به تعدادي عوامل وابسته است. اين عوامل شامل ريسک، هزينه شکست و تجربيات گذشته است. بنابراين اطمينان يک سرمايه اجتماعي است که نيازمند اطمينان دو سويه از طرف هر يک از شرکاء است. چون ايجاد اطمينان کاري، مشکل و زمان بر است. پس مي توان گفت که يکي از مشکلات سازمان مجاري بوجود آوردن راههايي براي ايجاد اطمينان بين شرکاست.
2) کلي نگري و جزئي نگري
در سازمان مجازي هر يک از شرکاء در يک مجموعه قرار مي گيرد تا کارش را به بهترين نحو انجام دهد. سپس اين مولفه ها با يکديگر ترکيب مي شوند تا عمليات مجازي را با استفاده از مجموعه اي از فرآيندها با در نظر گرفتن مزيت هاي رقابتي هر يک از شرکاء انجام دهد. بعنوان مثال موفقيت يک ورزشکار به عوامل خود فرد، مربيان تکنولوژي يا تسهيلاتي که براي وي آماده شده است، به تنهايي وابسته نيست بلکه به کل عوامل وابسته است. مشکل ديگر اين است که هدف واضح و مشخص نيست و دليلي وجود ندارد که شرکاء همکاري با يکديگر در سازمان مجازي را بپذيرند. بنابراين بايد هدف بازنگري مجدداً تعريف نشود تا فرآيند يکپارچه سازي شرکاء و مزيت رقابتي آنها به بهترين نحوه انجام شود.
3) دانايي
دانايي مهم ترين دارايي يک سازمان است. با وجود اين به سادگي نمي توان تعيين کرد که دانايي در کجاي سازمان قرار دارد. ممکن است دانس در تکنولوژي، مديران، سيستم هاي اطلاعاتي، ساختار سازماني و يا همه اين موارد باشد. بيشتر نويسندگان معتقدند که دانش سازماني يک دانش ضمني است. دانش ضمني آن چيزي است که ما آن را به کار مي بريم اما قادر به تعريف کردن آن نيستيم. يعني نمي توانيم آن چيزي را که مي دانيم، توضيح دهيم و تنها مي توانيم آن را به کار ببريم. دانش ضمني پايه دانش سازماني است مهارت هاي ضمني تنها از طريق يک فرآيند اجتماعي انتقال مي يابد.
4) زبان
براي برقراري ارتباط بين شرکاء در سازمان مجازي به يک زبان مشترک نيازمنديم. مشکلي که در يک سازمان مجازي امکان دارد بوجود آيد اين است که دانش در اختيار يکي از شرکاء باشد و آن شريک براي انتقال و به اشتراک گذاردن دانش خود نياز به يک زبان مشترک دارد تا مقصود خود را بيان کند. اگر در برقراري ارتباط زباني مشکل داشته باشد بالطبع مجموعه سازمان مجازي با مشکل مواجه مي شود. مشکل ديگر تفاوت فرهنگي بين شرکاست. بنابراين استفاده از زبان رسمي و بين المللي تا حدود زيادي اين مشکلات را برطرف خواهد کرد.
ü راهکارهايي براي جلوگيري از مشکلات بالقوه مجازي سازي
1) ايجاد فرهنگ مجازي عمل کردن در بين مديران ارشد شرکت :
مديران ارشد شرکت مي بايستي حتي در جزيي ترين امور کارها را به طور مجازي اداره کنند. نشستن مديران در اداره مجازي بدون اينکه داراي يک فرهنگ مجازي باشند، مطمئناً هشداري براي شکست خواهد بود و اين خود عاملي مي شود که کارمندانتان نيز مساله مجازي کردن فعاليتها را جدي نگيرند.
در مرحله عمل، مجازي کردن کارها به معناي يادگيري نحوه ماشين نويسي و چگونگي استفاده از کامپيوتر شخصي است. چون به زودي مشکلات و چالشهايي به خاطر مجازي عمل کردن پديدار خواهند گشت، مديران ارشد بايد خود داراي يک فرهنگ مجازي باشند تا اينکه بهتر و راحت تر بتوانند مشکلات را دست اول از نزديک مشاهده کرد و اقدامات فوري را در موقع نياز به کار ببرند.
2) انجام بازديد هاي مکرر و متناوب :
ممکن است براي شرکتي که افتخار مي کند که در همه اطراف جهان فعاليت مي کند، لزوم بازديدهاي رو در رو و حضوري با ادارات و کارمندان مجازي، امري شبهه انگيز و بيهوده به نظر آيد، ليکن اين امر تنها راه ممکن براي توسعه ارتباطات با کارکنان و مشتريان است.
3) ايجاد فضاي کاري مناسب :
يکي از عواملي که باعث کاهش بهره وري در سازمانهاي مجازي ميگردد، کمبود فضاي کاري مناسب است. کساني که محيط کارشان در منزل است حداقل بايد اتاق جداگانه اي را براي امور اداري شان در نظر بگيرند. اگر فضاي کاري در منزل با وسائلي نظير ميز، آشپزخانه، تخت خواب و... مشترک باشد، براي اين افراد پيدا کردن فرصتي براي استراحت و تفريح بسيار سخت خواهد بود. زيرا هر زمان که کاغذهاي به هم ريخته و نامنظم را روي ميز مي بيند به نوعي احساس گناه و عذاب کرده، بدين خاطر دوباره نشسته ، تا کارهاي هر چند کوچکي را انجام دهد که اين عمل در کوتاه مدت باعث افزايش بهره وري مي شود.
مديران بايد مطمئن شوند کارمندانشان زمان کافي براي استراحت و تفريح داشته باشند و نيازمند يک خط تلفن کاري مستقل با سيستمي پيام گير هستند.
4) کاهش اصطحکاک بين کارکنان مجازي با کارکنان اداره مرکزي :
مديران مي بايستي به کارمندان مجازي کمک کنند تا در ادارات خود ارتباطات قوي و مستحکمي را با اشخاص ديگر داشته باشند، همچنين افرادي که در خارج از منزل و يا در مراکز فروش مشغول فعاليت هستند نياز دارند اوقاتي را با ديگر همکاران خود در اداره سپري کنند. مديران نيز بايد در فهرست کاري خود وقت بيشتري را براي معاشرت و مصاحبت با کارمندان مجازي نسبت به کارمندان اداره هاي مرکزي اختصاص دهند. آنها بايد به ادارات مختلف سازمان اين اختيار را بدهند که بتوانند ميزبان ادارات ديگر بوده و بدين وسيله گامي در جهت هر چه نزديک کردن کارکنان در سطح کل شرکت برداشته شود. برگزاري چنين مراسمي نه تنها، به ايجاد نوعي حس تعلق در ميان کارمندان منجر مي شود بلکه ارتباطاتي شخصي را ايجاد مي کند که در کار او « سازنده بودن يک فعاليت مجازي » امري الزامي است.
5) افزايش ارتباطات روزانه حضوري و غير رسمي کارکنان :
هنگامي که يک سازمان مجازي شد، پرسنل همه ارتباطات و گفتگوهايي را که در راهروها، آسانسورها و در کنار آب سردکن ها دارند از دست مي دهند. در حالي که چنين تعاملاتي هستند که مي توانند جهت پيشبرد طرحها و پروژه ها و برطرف ساختن تعارضات سازماني مؤثر واقع شوند.
معيارهاي انتخاب همکار در سازمان هاي مجازي
1. انتخاب افراد با توان بالا که بتوانند مهارت هاي کاري خود را توسعه دهند و از آن طريق براي انجام دادن امور، انگيزش لازم در آنان ايجاد شود.
2. انتخاب کارکناني که از نظر ارزشي با فرهنگ سازماني همخواني داشته باشند.
3. انتخاب کارکنان براساس ويژگي هاي شخصيتي فرد از نظر هوش، ذکاوت، استقلال کاري و ... باشد.
به طور خلاصه می توان 10 خصوصیت را برای مدیریت اثربخش در سازمانهای مجازی ارائه داد:
1- سرعت
در سازمانهای مجازی در حقیقت سرعت عمل مهمتر از توسعه سازمان و یا بزرگ بودن سازمان است . شركتهای بزرگ به درستی مفهوم سرعت عمل را درك می كنند
در سازمانهای مجازی چرخه های تولید كوتاهتر می شود و مصرف كنندگان ، توقع خدمات در محدوده زمانی ساعت را دارند
یكی از راههای بالابردن سرعت ، اجتناب از تصمیمات بیش از حد بلندمدت است ویكی دیگر از راهها، كاهش بوروكراسی در سازمانهاست
برای نمونه در یك بانك در آمریكا تاكید این بانك بر ارائه خدمات كاملا فراگیر وهمه جانبه است - افرادی كه متقاضی دریافت وام هستند طی مدت 60 ثانیه پاسخ خودرا دریافت می كنند. هریك از كارمندان موظف است حداقل 5/1 ساعت در ماه ، به تلفن مشتریان گوش دهد و هریك از مدیران ارشد باید در روز حداقل 20 پست الكترونیكی واصله از مشتریان را بخواند. همه موارد فوق منجربه تهیه نرم افزاری شده كه به میزان قابل توجهی سرعت عمل در بانك را افزایش داده است .
2- نیروی انسانی ماهر
پرسنل مهمترین ورودی (INPUT) هر شركتی است ، امروزه شركتها نیاز به پرسنل كم ولی با كیفیت كار بالا نیاز دارند - امروزه نیاز به پرسنل با استعداد - نگرشها و مهارتهای جدید است . به طوركلی شغلهای جدید نیاز به راههای جدیدی برای استخدام و بكارگیری و نگهداشتن پرسنل متصدی اینگونه شغلها دارند. و همچنین نیاز به راههای جدیدی برای اندازه گیری عملكرد اینگونه افراد دارند
3-آزادی عمل
ویژگی عمده ای كه باعث موفقیت اینترنت شده است ماهیت بازبودن آن است . مزایای اقتصادی كه ازطریق آزادی در اینترنت به دست می آید تاییدكننده این بیان است . این خصیصه این امكان را برای شركاء - همكاران - عرضه كنندگان - مصرف كنندگان و كلیه افراد مرتبط با سازمان به وجود می آورد كه دسترسی زیادی به پایگاه اطلاعاتی داشته باشند و نظرات خود را اعمال كنند
4- مهارت های همکاری
اینترنت فرصتهای جدیدی را برای تیمها و شركتها به وجود می آورد كه با یكدیگرهمكاری داشته باشند و با هم مرتبط باشند. در سازمانهای الكترونیكی باید به دنبال راههای جدید برای ایجاد هماهنگی و همكاری بین افراد بود. چرا كه تیمها ممكن است از لحاظ مسافت و فاصله جغرافیایی و تمركز زمانی از همدیگر دور باشند و یا اینكه برای تیم های مختلفی كار كنند كه همه این موارد نیاز به هماهنگی خاص دارد.
-5 نظم
این سوال پیش می آید كه آیا می توان نظم را همراه با آزادی و خلاقیت در سازمانهای الكترونیكی با هم حفظ كرد؟ جواب مثبت است
شالوده اصلی اینترنت نظم است ، هنگامی كه یك نرم افزار جایگزین یك عمل انسانی می شود. شالوده نرم افزار اصول به كارگرفته شده در آن است . پس شركتها باید دقت خاصی روی پارامترهای دستورالعمل و بكارگیری آن داشته باشند .
به عبارتی شركتها باید به گونه ای عمل كنند كه از گیج شدن مشتریانشان جلوگیری كنند.
-6 ارتباطات خوب
استراتژی ارتباطات بین كاركنان موضوع مهمی است .
ارتباطات نباید حتما محدود به داخل سازمان باشد یا حتی محدود به داخل كشورمربوطه بلكه ارتباطات باید به گونه ای باشد كه هرگاه شركت نیاز به اطلاعات بیرونی داردبتواند این اطلاعات به داخل سازمان منتقل شود و بالعكس هرگاه سازمانی نیاز به اطلاعات سازمان داشت این اطلاعات به راحتی به سازمان مربوطه منتقل شود.
-7 مدیریت رضایتمندی
در این رابطه شركت باید برنامه ای را برای رضایت مشتریان ، همكاران و كلیه افرادی كه مرتبط با سازمان هستند داشته باشد و در این خصوص سرمایه گذاری كند.
-8 تمركز بر نیاز مشتری
امروزه فرصتهای جدیدی به وجود آمده تا شركتها بیشتر به روابط خود با خریداران ومشتریان وابسته باشند. به عنوان مثال ، امروزه نسبت به گذشته تغییرات زیر صورت گرفته است .
امروزه معمولا شركتها سعی می كنند تولیدات خود را برمبنای نیاز مشتریان توسعه دهند كه این تغییرات حتما شمای كلی شركتها را نیز تغییر خواهد داد.
-9 مدیریت دانش
تعریف : مجموعه روشها و فنونی كه طی آن تعدادی از افراد متخصص دورهم جمع می شوند. و دانش خود را به اشتراك گذاشته و دانش جدیدی را به وجود می آورند.
البته پیداكردن افراد متخصص بدین منظور كار آسانی نیست ، چرا كه اینگونه افراد نیازبه یك حس جدید و مهارتهای جدیدی دارند.
به عبارتی انجام این كار و اینگونه مدیریت مهمتر از پول و نرم افزارهای هوشمنداست .
- 10رهبری از طریق نظارت
معمولا مدیران ارشد سازمان هیچ موقع خود مستقیما نیاز به داشتن اطلاعات وتخصص در مورد جزئیات تكنولوژی اطلاعات و اینترنت و غیره ندارند بلكه برای آنهااطلاعات كلی كافی است . معمولا مدیران ارشد، بیشتر نقش هماهنگ كننده را دارند وتعیین كننده خطمشها و میزان و نحوه سرمایه گذاری هستند.
پس اگر سیستم مدیریتی سازمان به 10 مورد فوق مسلح شود. كمك شایانی به اثربخشی مدیریت در اینگونه سازمانها خواهد شد:
نتیجه گیری
امروزه سازمانها به سرعت به سمت مجازی شدن پیش می روند كه این ، خود بسیاری از روشهای مدیریتی را تغییر خواهد داد.
در سازمانهای مجازی ، دیگر افراد محدود به ساعات كاری مشخص در یك محل خاص نخواهند بود، دیگر افراد در كنار كسانی كه آنها را اداره می كنند یا همكار هستند نخواهند نشست.
دیگر افراد یك شغل عادی نخواهند داشت ، بلكه همزمان در چند پروژه با اعضای تیم های مختلف از حرفه های مختلف كار خواهند كرد و این روشها و ترتیبات به تناسب نیاز سازمان ایجاد و منحل خواهد شد - امنیت شغلی كمتر خواهد شد، به افراد اعتمادمی شود كه به ابتكار و مسئولیت خود و براساس دستورالعملها و نه مقررات خشك عمل كنند - افراد در سازمانها لازم است كه خود انگیزش باشند و مستمر مهارتها و دانش خودرا به روز كنند.
پس می توان اینگونه نتیجه گرفت كه برای ما فقط كافی نیست كه توانمندیهای تكنولوژی جدید را بدانیم بلكه لازم است ، ارزیابی مجدد روشهای كاری ، ساختارها وفرایندهای مدیریتی را به كار گیریم .
و در نهایت می توان كلیه عوامل موثر بر روند مجازی شدن سازمانها را اینگونه بیان كرد.
-1 مدیریت -2 نیروی انسانی -3 حمایت دولت -4 مباحث مالی -5 تكنولوژی وفناوری .
تهیه وتنظیم: دوست عزیزم جواد افسری